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Projektmanagement Blog

Aller Anfang ist schwer.... - Der Projektauftrag

Matthias Roettger • Juni 15, 2022

Der Projektauftrag

 
Welcher Projektleiter kennt diese Situation nicht? 

Der Auftraggeber kommt mit einem neuen Projektvorhaben auf Sie zu und möchte, dass Sie dieses in die Tat umsetzen.
Was also tun, um dieses Vorhaben/Projekt erfolgreich anzugehen, umzusetzen und erfolgreich abzuschließen?

Um uns als Projektleiter die Arbeit für dieses Vorhaben zu erleichtern, sollten wir von Beginn an klare Strukturen etablieren.

Hilfreich ist es an dieser Stelle einen Projektauftrag zu erstellen, der mit dem Auftraggeber abgestimmt und freigegeben wird.

Eckpunkte des Projektauftrags sollten die Beschreibung der Ausgangssituation / Hintergrund, die Ziele des Projekts, die Abgrenzung was das Projekt nicht leisten kann, die Rahmenbedingungen, unter denen das Projekt durchgeführt wird und die grob skizzierte Vorgehensweise im Projekt sein.

Als ergänzender Punkt sollte im Rahmen des Projektauftrags auch auf die finanziellen Rahmenbedingungen eingegangen werden. Was kostet das Projekt und welcher finanzielle Mehrwert ist zu erwarten?

Was sollten die Punkte an Inhalten beschreiben?

Ausgangsituation/Hintergrund

Hier sollte beschrieben sein, warum das Projekt initiiert wird. Welche Situation will man mit dem Projekt beeinflussen? Was soll verbessert werden?

Sie sollten als Projektleiter hier festhalten, was Sie vom Auftraggeber verstanden haben, warum dieser dieses Vorhaben realisieren möchte. Auch die Wichtigkeit und die Priorität des Projekts sollten hier definiert sein.

Welche Auswirkungen ergeben sich, wenn das Projekt nicht realisiert wird, oder scheitert?

Ziele des Projekts

Nichts ist schlimmer für einen Projektleiter als eine „wachsweiche“ Formulierung der Ziele des Projekts die der Auftraggeber formuliert, oder schlimmstenfalls keine Vorstellung über konkrete Ziele hat.

So bleibt am Ende des Projekts viel Interpretationsspielraum, ob das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde.

Neben einer allgemeinen Formulierung, welche Ziele das Projekt verfolgt, sollen hier auch messbare Zielgrößen für den Projektabschluss definiert werden.

Beispiele für messbare Zielgrößen
  • Time (Zeitüberschreitung max. 10 %)
  • Quality (Fehlerquote nach GoLive von IT-Systemen)
  • Budget (Budgetüberschreitung von max. 10 %)
  • Backlog (max. x nicht umgesetzte Anforderungen)
  • Financial KPIs (Umsatz, Gross Margin, EBITDA)
  • …
Hier ist die Fantasie des Projektleiters gefragt, auf Basis der Zielvorgaben geeignete KPIs und Zielgrößen zu definieren.

Und grundsätzlich gilt, quantifizieren lässt sich alles! 

Orientieren Sie sich an der GuV und an vorhandenen Prozess KPIs

Abgrenzung

Nachdem wir uns mit den Zielen des Projekts beschäftigt haben, ist es auch sehr wichtig im Projektauftrag zu definieren, was nicht Gegenstand des Projekts ist. 

Um Situationen zu vermeiden, das im Projektverlauf jemand die Frage stellt …. „Wie, das wird im Projekt nicht berücksichtigt, da bin ich aber von ausgegangen?“ muss auch formuliert sein, wass nicht im Rahmen des Projekt bearbeitet wird.

Ärger, zeitlicher Projektverzug und ein nicht mehr einzuhaltendes Projektbudget sind sonst vorprogrammiert. 

Definieren Sie daher bereits im Projektauftrag die Abgrenzung des Projekts.

  • Welche Prozesse und Systeme werden vom Projekt nicht tangiert/bearbeitet?
  • Gibt es Organisationseinheiten und Standorte, die im Projekt nicht berücksichtigt werden?
  • Wie sehen Abgrenzungen zu anderen Projekten aus?

Vorgehensweise

Um Ihren Auftraggeber zu zeigen, dass die Problemstellung verstanden wurde, ist es hilfreich auch die im Projekt vorgesehene Vorgehensweise grob zu skizzieren. 

In dieser Phase des Projekts ist es ausreichend die Teilprojekte aufzuzeigen, erste Arbeitspakete definiert, und die Zeitplanung und Zieltermin als Road Map vorbereitet zu haben.

Möchten Sie sich für das ggf. vorhandene IT-Teilprojekt auf ein IT-Vorgehensmodell festlegen, so sollten Sie dies im Projektauftrag kommunizieren. Wasserfall und agile Methoden unterscheiden sich insbesondere in der Art und Weise von Freigaben einzelner Teilphasen und Zwischenergebnissen und vor allem Wer die Freigabe erteilt.

Rahmenbedingungen

Ein Projektleiter/Projektmanager sollte in erster Linie sein Handwerk in der Steuerung und dem Management von Projekten verstehen. 

Fachliche Expertisen in den Themenbereichen, in denen das Projekt realisiert werden soll, werden durch die Projektmitarbeiter in das Projekt eingebracht.

Daher ist es auch für den Erfolg eines Projekts wichtig, unter welchen Rahmenbedingungen das Projekt realisiert werden soll.

Hierzu können u.a. fachlich, organisatorische, oder technische Aspekte zählen.
Beispiele hierfür:
  • Erforderliche Qualifikation von Mitarbeitern
  • Involvierte Fachabteilungen
  • Geschäftliche Voraussetzungen zur Realisierung
  • Anzahl der Mitarbeiter und deren Mindestverfügbarkeit
  • Projekträume, Remote Tätigkeiten
  • Technische Ausrüstung und Software (Server, Konferenzsysteme, Dokumentationssysteme)
  • Projektcontrolling und Projektrisikomanagement

Wirtschaftlichkeit

Beim Projektauftrag handelt es sich um eine sehr frühe Projektphase, trotz alle dem, sollte auch hier schon eine erste wirtschaftliche Betrachtung des Projekts erfolgen, die im Laufe des Projekts verfeinert und stabilisiert werden kann.

Auch wenn Verträge mit Lieferanten noch nicht abgeschlossen sind, geschweige Ausschreibungen für einzelne Gewerke platziert sind, so können jedoch Kostenpositionen aus Erfahrungswerten in eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung aufgenommen werden.

Orientieren Sie sich als Projektleiter an der GuV des Unternehmens und legen Sie fest, welche Elemente der GuV und sonstige Financial KPIs (z.B. COGS, Landed Cost, etc.) durch das Projekt beeinflusst werden.

Alle Projekte sollten in einem festzulegenden Zeitrahmen einen wirtschaftlichen Mehrwert bieten, d. h. einen positiven EBITDA Beitrag erzielen.

Beantworten Sie daher zum Projektauftrag in Zusammenarbeit mit den Business-Einheiten die Fragen nach dem finanziellen Mehrwert.

Welche Umsatzsteigerung, welche Margen-Verbesserung kann durch das Projekt erreicht werden? Welche Kosten (Direkte Kosten, Sachkosten) können durch das Projekt reduziert werden?

Demgegenüber stehen die Kosten, die das Projekt voraussichtlich verursachen wird. Kosten für Dienstleister, externe Berater, neue Soft- und/oder Hardware, Personalkosten für neue Mitarbeiter, etc.

Betrachten Sie den Business Case immer über mehrere Jahre (min. 3 Jahre, oder bis zum ROI). Dies schafft Klarheit, wann mit welchen finanziellen Auswirkungen zu rechnen ist, oder gerechnet werden kann.
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