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Projekt Set Up
Matthias Röttger • Juli 29, 2022
Projekt Set Up
Intro
Nachdem wir in unserem letzten Beitrag (https://www.tetra-impact.de/blog/2022-01)
über den Projektauftrag berichtet haben, möchten wir nun über die nächste „Projekt-Phase“ ein paar Gedanken verlieren.
Mit dem Projektauftrag kennen wir die Erwartungshaltung des Auftraggebers und haben die Rahmenbedingungen definiert, unter denen das Projekt durchgeführt werden soll.
Diese Eckpunkte werden nun genutzt, um das Projekt aufzusetzen und zu starten.
Dieser Beitrag soll einen Überblick geben, welche Themen jetzt vom Projektleiter angegangen und bearbeitet werden sollten.
Viel Spaß beim Lesen und bis zum nächsten Mal
Matthias Röttger
Projektorganisation
Mitglieder Steuerkreis
Legen Sie mit Ihrem Auftraggeber die Zusammensetzung des Steuerkreis fest.
Grundsätzlich gilt, ein im operativen Projekt tätiges Projektmitglied kann nicht gleichzeitig Mitglied im Steuerkreis sein. (Self-fulfilling prophecy)
Wie der Name Steuerkreis bereits suggeriert, … die Mitglieder sollten in der Lage sein zu steuern und Entscheidungen zu treffen. Grundlage hierfür bildet das Informationsmanagement des Projektleiters an den Steuerkreis.
Teilprojekte
Die Festlegung der Teilprojekte ist nichts weiter als die Definition von Arbeitspaketen auf der ersten Aggregationsebene.
Beispiele für mögliche Teilprojekte: Informationstechnologie, Prozesse, Change Management, Produktdefinition, Strategie, …
Mit Sicherheit werden die Teilprojekte Abhängigkeiten zueinander und untereinander haben. Diese Problematik wird dann über entsprechende Organisationsansätze (Meetings, Berichte, …) gelöst.
Teilprojektleiter (TPLs)
Bei der Besetzung der Teilprojektleiterpositionen sollte sich der Projektleiter bewusst sein, dass es sich bei den Teilprojektleitern um seine wichtigsten und direkten Mitarbeiter im Projekt handelt.
Neben den Soft Skills und das die „Chemie“ zwischen Projektleiter und Teilprojektleiter stimmen sollte, spielt natürlich auch die fachliche Eignung des TPL eine wesentliche Rolle, da der TPL für die fachliche Bearbeitung in seinem Teilprojekt die Verantwortung trägt.
Geht man nach agilen Projektvorgehensmethodiken vor, ist hier auch der Platz Product Owner und Product Ownership mit in die Besetzung der Teilprojektleitung mit einzubeziehen.
Machen Sie sich daher im Vorfeld darüber Gedanken, was Sie von Ihren Teilprojektleitern erwarten und gleichen Sie diese dann mit den Kandidaten für die Teilprojektleitung ab.
Definition der Arbeitspakete
Die Arbeitspakete stellen letztendendes den Kern des gesamten Projekts dar. Es ist die vollumfassende Beschreibung, was alles vom Start bis zum Projektende alles getan und realisiert werden muss.
Je nach Komplexität des Vorhabens können für ein Projekt eine Vielzahl von Arbeitspaketen erforderlich sein.
Stellen Sie sich als Projektleiter immer die Frage, welchen Detaillierungsgrad benötige ich, um das Projekt erfolgreich steuern zu können?
Nicht jedes Projektmeeting in einem Teilprojekt ist ein Arbeitspaket, das festgelegt werden muss und sich später in einem Projektplan wiederfindet.
Hilfe bei der Herleitung der Arbeitspakete kann der Projektstrukturplan (PSP) bieten.
Der PSP wird uns in vielen Aufgabenstellungen im Projekt immer wieder begegnen. So stellt er in der Projektplanung (Von wann bis wann wird eine Aufgabe durchgeführt?) als Gliederungselement ein wichtiges Tool dar. Auch das Projekt-Controlling sollte sich beim monitoren der internen und externen Personalaufwände immer auf ein PSP-Element beziehen.
Daher werden den PSP-Elementen/Arbeitspaketen auch PSP-Codes zugewiesen.
Dieser Code ist nichts weiter als eine nummerische Gliederung, die wir auch aus Inhaltsverzeichnissen kennen.
Zum Überblick aber ein kurzes Beispiel, wie Arbeitspakete in den unterschiedlichen Ebenen im PSP mit PSP Code aussehen können:
0.0 Projektname
1 Prozesse
1.1 Aufnahme „Ist“-Prozesse
1.2 Optimierung Prozesse
1.3 Dokumentation Soll-Prozesse
1.4 Verabschiedung Prozesse
2 Vertrieb
2.1 Analyse Vertriebsnetz
2.2 Adjustierung Vertriebsnetz
3 Change-Management
3.1 Bedarfsanalyse
3.2 Maßnahmen
3.3 Kommunikation
Ob der PSP nun graphisch, wie ein Organisationschart aufbereitet wird, oder wie eine Gliederung im Inhaltsverzeichnis, bleibt dem Geschmack des Projektleiters überlassen.
Da die Arbeitspakete für das Projekt vollumfänglich definiert sein sollen, Vergessen Sie also auch nicht Arbeitspakete, die sich mit dem Projektmanagement, der Steuerung des Projekts und der Steuerung von Dienstleistern beschäftigen.
Neben dem obligatorischen Arbeitspaket für Projektcontrolling sollte sich bei komplexeren Projekten auch immer ein Arbeitspaket finden, dass sich mit dem Projektrisikomanagement beschäftigt.
Aus den Themenbereichen Projektcontrolling und Projektrisikomanagement werde ich in einen der nächsten Beiträge berichten.
Meetingstruktur
Natürlich sind die für das Projekt erforderlichen Meetings von der gewählten Vorgehensmethodik, von den Arbeitspaketen und weiteren Einflussfaktoren abhängig.
Daher hier an dieser Stelle ein paar Anmerkungen zu erforderlichen Projektmeetings…
Steuerkreise
Steuerkreise sollten bei der Erreichung wichtiger Meilensteine und/oder bei erforderlichen Entscheidungsbedarf einberufen werden.
Somit gibt es keine fixen Termine für Steuerkreise, sondern die Projektplanung gibt das Datum für einen Steuerkreis vor, oder wird außerplanmäßig bei Schwierigkeiten einberufen.
Teilnehmer für die Steuerkreismeetings sind die Steuerkreismitglieder und der Projektleiter.
Weitere Teilnehmer werden bei Bedarf für einzelne Punkte der Agenda hinzugenommen.
Externe Dienstleister neigen dazu sich in den Steuerkreisen zu sehen. Auch hier gilt, nur bei Bedarf, kein Regelmitglied im Steuerkreis. Die Steuerung externer Dienstleister und der Arbeitspakete, an denen sie beteiligt sind, obliegt dem Projektleiter, oder dem Teilprojektleiter.
Benötigt der Dienstleister eine Entscheidung, die nicht vom Projekt allein getroffen werden kann, so wird der Bedarf beim Projektleiter adressiert und dieser nimmt diesen in die Agenda mit auf.
Administrative Projektleitermeetings
Als Projektleiter sollten Sie auch immer den aktuellen Überblick über die Aktivitäten, den Fortschritt und ggf. Schwierigkeiten in den Teilprojekten haben.
Auf der anderen Seite besteht aber für Projektleiter auch eine Informationspflicht zumindest an seine direkten Projektmitarbeiter über Ergebnisse aus den Steuerkreisen, Budgetverbrauch, Risiken und deren Minimierung, …
Richten Sie daher für Ihr Projekt ein Regelmeeting ein, in dem Sie sich mit Ihren Teilprojektleitern und die Teilprojektleiter über aktuelle Gegebenheiten austauschen können.
Die Teilnahme an diesem Termin ist für alle Teilnehmer verpflichtend und wird in der Regel nicht verschoben.
Zeitrahmen für dieses Meeting sollte einmal die Woche für 1 max. 1,5 h sein.
Zur Vorbereitung und performanten Durchführung des Meetings, können im Vorfeld von den TPLs Projektstatusberichte (Templates selbst erstellen, oder bei uns nachfragen) erstellt werden.
Aus dem Thema „Templates für Projekte“ kann man mit Sicherheit einmal eigenen Beitrag machen. Haben Sie Bedarf zu Templates? Schreiben Sie uns einfach eine Mail. Wir haben einen recht umfangreichen Fundus.
Arbeitsgruppenmeetings
Arbeitsgruppenmeetings finden sich in erster Linie in den Teilprojekten.
Hier kann und sollte keine starre Vorgabe an die TPLs gemacht werden.
Vielmehr richtet sich die Frequenz der Meetings und deren Länge nach dem Arbeitsaufwand in den Arbeitspaketen. Lassen Sie sich von Ihren Teilprojektleitern einen Vorschlag erarbeiten und gleichen Sie diesen mit der Projektplanung hinsichtlich Zeiteinhaltung ab.
Projektplanung
Das Projektmanagement besteht zu einem großen Teil aus der zeitlichen Steuerung der Aktivitäten und deren in der Planung vorgesehenen Abschluss.
Da es sich bei der Projektplanung also um ein wichtiges Werkzeug für Projektleiter handelt, werde ich mich mit diesem Themenbereich im nächsten Beitrag beschäftigen.
Ich hoffe ich konnte mit diesem Beitrag wieder ein Stück weit bei der Vorbereitung und Strukturierung von Projekten helfen.
Wie immer freue ich mich auf ein Feedback.