Tetra-Impact Dr. Röttger Managementberatung und Interim Management
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Projektmanagement Blog
Projektplanung - an einem alltäglichen Beispiel erklärt
Matthias Röttger • Okt. 19, 2022
Wie in meinem letzten Beitrag
(https://www.tetra-impact.de/blog/2022-02)
bereits angekündigt, möchte ich heute ein paar Gedanken zur
Planung von Projekten
(Was muss wann getan werden?) und zum Projektplan (Dokumentation und graphische Aufbereitung) verlieren.
Die Planung von „Projekten“ begegnet uns nicht nur in Unternehmen, sondern ist auch ein ständiger Begleiter im privaten Alltag.
Was ist denn die „Planung von Projekten“? Nichts weiter als die zeitliche Staffelung und Abfolge von Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen, um ein Endergebnis zu erhalten.
Schauen wir uns einmal ein Beispiel aus dem täglichen Leben an….
Um die wichtige Frage des Auftraggebers
„Wann gibt’s essen?“ zu beantworten, benötigen wir mit Sicherheit keinen ausgearbeiteten Projektplan mit kritischem Pfad, Meilensteinen und visualisierten Abhängigkeiten.
Um die Vorgehensweise einer Projektplanung zu verdeutlichen, erstellen wir hier einmal einen Projektplan für das Abendessen.
Aufgrund unserer Erfahrung (Was ist zu tun, wie lange benötigen wir hierfür?) können wir dem Auftraggeber schnell eine zufriedenstellende Antwort geben, deren Zieleinhaltung realistisch erscheint….
„So wie immer ca. 18.30 Uhr“.
In unserem Projektauftrag haben wir mit unserem Auftraggeber bereits geklärt, was es zu Essen geben soll und unter welchen Rahmenbedingungen.
Was? Pasta al Ragu!
Rahmenbedingungen:
• Keine selbstgemachte Pasta
Jetzt kann es also los gehen mit der Planung….
Erster Schritt, die Definition der erforderlichen
Arbeitspakete:
• Beschaffung von Rohstoffen
• Zusammenstellung der erforderlichen Rohstoffe (Wasser, Salz, Pasta, Tomaten, Kalbfleisch, Olivenöl, Karotten, Sellerie, Pancetta, Salsiccia, Zwiebel, Rotwein, Pfeffer, Petersilie, Oregano, Basilikum)
• Aufbereiten/Vorbereiten der Rohstoffe (Putzen, Schälen, Schneiden)
• Zubereiten der Komponenten
o Salsa
o Pasta (Tagliatelle)
• Zusammenfügen der Komponenten (GoLive)
• Tisch decken
o Geschirr
o Getränke
• Servieren
Ok; Arbeitspakete sind definiert.
Jetzt in eine zeitliche Abfolge bringen und ggf. Abhängigkeiten beachten.
Muss ein Arbeitspaket abgeschlossen sein, bevor ein anderes beginnen kann?
Hat man einen
fixen Zieltermin (so wie in unserem Beispiel: 18.30 Uhr gibt es Essen) bietet sich eine
„Rückwertsplanung“ an.
Uhrzeit der
Planerstellung: 16.30 Uhr
(1) 18.30 Uhr Zieltermin: „Essen ist fertig“
(2) 18.25 Uhr bis 18.29 Uhr: Zusammenfügen und Anrichten, Servieren (GoLive)
(3) 18.10 Uhr bis 18.20: Pasta garen
(4) 18.00 Uhr bis 18.10 Uhr: Kochwasser für Pasta
o Salz in den Topf
o Wasser drauf Kochplatte auf volle Pulle (nicht umgekehrt! Bin Chemiker. Schmelzpunkt Erniedrigung und Siedepunkt Erhöhung! Wasser kocht dann plötzlich nicht mehr)
o Fertige Pasta (Tagliatelle) in das kochende Wasser
(5)
Zubereiten Ragu !!!
(6) 17.00 bis 17.15 Tisch decken
Mit der
Aufgabe (5) in der Projektplanung haben wir ein Problem identifiziert, dass es zu lösen gilt.
Da die Zubereitung eines guten Ragu mindestens 3 - 4 Stunden benötigt, ist die Aufgabe in der noch zur Verfügung stehenden Zeit
nicht mehr zu schaffen. Dieses sollten wir in unserem Statusbericht auch unserem Steuerkreis auch so kommunizieren.
Wie man mit der Identifizierung und Reduzierung eines solchen Projektrisikos umgeht, Maßnahmen ableitet und das Management einbindet, werde ich in einem der nächsten Blog-Beiträge beschreiben.
Aber zurück zu unserem Projekt-Problem.
Welche Lösungsansätze sehen wir hier?
a) Salsa / Ragu auf schnellerem Wege zubereiten (Verlust an Qualität)
b) Zieltermin 18.30 Uhr verschieben
c) Alternativen?
Nun, da wir als Projektleiter immer die Zielerreichung im Auge haben, beharren wir nicht auf einer einzigen Projektmethode, sondern haben einen hybriden Projektansatz gewählt.
Nach Abstimmung mit der Projektgruppe und dem
Product Owner „Ragu“ können wir Entwarnung geben.
In seiner Eigenschaft als Product Owner hat dieser bereits einen Tag vorher mit der Produktion des Ragu begonnen, ohne dass hierfür eine Anforderung, oder Planung vorlag.
Dem Product Owner war aufgrund seiner Managementkompetenzen und Erfahrungen klar, dass dieses Teilaufgabe in den nächsten Tagen benötigt wird.
Ragu steht bereits fertig im Kühlschrank und kann in den
GoLive Prozess eingeplant werden.
Langsam aufwärmen, durchkochen, abschmecken, Arbeitspaket „Ragu“ fertig.
Daher können wir in Summe an unserer ursprünglichen Planung festhalten und um 18.30 unser Projekt abschließen.
Ich hoffe ich konnte Ihnen anhand von diesem kleinen Beispiel aus dem Alltag die Projektplanung etwas näherbringen.
Das, was wir bei alltäglichen Aufgaben intuitiv erledigen, machen wir bei der Planung von Projekten auch.
Nur das wir hier die Aufgaben dokumentieren, mit Anfangs- und Endterminen versehen und die Projekte etwas länger dauern und komplexer sind.
Zusammenfassend noch einmal die wichtigsten Punkte bei der Erstellung einer Projektplanung:
• Welche Arbeitspakete / Aufgaben gibt es? (Liste erstellen)
• Wieviel Zeit wird für die Bewältigung der einzelnen Arbeitspakete benötigt? (netto Arbeitszeit)
• Was ist die Gesamtdauer eines Arbeitspaket? (Bitte berücksichtigen – eine Aufgabe mit einer netto Arbeitsdauer von 1h kann sich über mehrere Tage erstrecken, weil z. b: in der Zwischenzeit andere Aufgaben noch erledigt werden müssen)
• Gibt es Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen, die bei der zeitlichen Abfolge beachtet werden müssen? (Erst Wasser kochen lassen, dann Pasta rein)
• Wer hat die Verantwortung für jedes Arbeitspaket?
Wie erstellen wir nun den
Projektplan und welche Informationen sollte der Projektplan enthalten?
Meiner Meinung nach spielt es keine Rolle, welches Tool man für eine Dokumentation und Visualisierung von Projektplänen nutzt.
Vor- und Nachteile haben alle Varianten. Nur gleichbleibend sind die Informationen, die in einem Projektplan enthalten sein sollten und uns das Leben als Projektleiter und somit Dem der das Ganze steuern soll zu vereinfachen.
Folgende Informationen sollte ein Projektplan (in Spalten anordnen) enthalten:
• Arbeitspaket (Titel des Arbeitspakets)
• Startdatum
• Enddatum
• Dauer (Gesamtlaufzeit des Arbeitspakets)
• Arbeitsaufwand des Pakets
• Vorläufer Arbeitspaket (Gibt es ein Arbeitspaket, das abgeschlossen sein muss, bevor dieses Arbeitspaket gestartet werden kann?)
• Verantwortlich (Wer ist für den erfolgreichen Abschluss dieses Arbeitspaket erforderlich?)
• Team (Welche weiteren Mitarbeiter werden zur Durchführung des Arbeitspakets benötigt?)
• Erfüllungsgrad (Zu wieviel Prozent ist dieses Arbeitspaket abgeschlossen?)
• Phase des Arbeitspakets (noch nicht gestartet; in Arbeit; abgeschlossen)
• Anmerkungen (zum Arbeitspaket)
• PSP-Element (Ordnungsnummer des Projektstrukturplans, das ist nichts weiter als das, was wir als Gliederung aus der Schule kennen)
Unser Projektplan für das Beispiel-Projekt „Abendessen“ würde dann folgendermaßen aussehen:
Die Planung von „Projekten“ begegnet uns nicht nur in Unternehmen, sondern ist auch ein ständiger Begleiter im privaten Alltag.
Was ist denn die „Planung von Projekten“? Nichts weiter als die zeitliche Staffelung und Abfolge von Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen, um ein Endergebnis zu erhalten.
Schauen wir uns einmal ein Beispiel aus dem täglichen Leben an….
Um die wichtige Frage des Auftraggebers
„Wann gibt’s essen?“ zu beantworten, benötigen wir mit Sicherheit keinen ausgearbeiteten Projektplan mit kritischem Pfad, Meilensteinen und visualisierten Abhängigkeiten.
Um die Vorgehensweise einer Projektplanung zu verdeutlichen, erstellen wir hier einmal einen Projektplan für das Abendessen.
Aufgrund unserer Erfahrung (Was ist zu tun, wie lange benötigen wir hierfür?) können wir dem Auftraggeber schnell eine zufriedenstellende Antwort geben, deren Zieleinhaltung realistisch erscheint….
„So wie immer ca. 18.30 Uhr“.
In unserem Projektauftrag haben wir mit unserem Auftraggeber bereits geklärt, was es zu Essen geben soll und unter welchen Rahmenbedingungen.
Was? Pasta al Ragu!
Rahmenbedingungen:
• Keine selbstgemachte Pasta
Jetzt kann es also los gehen mit der Planung….
Erster Schritt, die Definition der erforderlichen
Arbeitspakete:
• Beschaffung von Rohstoffen
• Zusammenstellung der erforderlichen Rohstoffe (Wasser, Salz, Pasta, Tomaten, Kalbfleisch, Olivenöl, Karotten, Sellerie, Pancetta, Salsiccia, Zwiebel, Rotwein, Pfeffer, Petersilie, Oregano, Basilikum)
• Aufbereiten/Vorbereiten der Rohstoffe (Putzen, Schälen, Schneiden)
• Zubereiten der Komponenten
o Salsa
o Pasta (Tagliatelle)
• Zusammenfügen der Komponenten (GoLive)
• Tisch decken
o Geschirr
o Getränke
• Servieren
Ok; Arbeitspakete sind definiert.
Jetzt in eine zeitliche Abfolge bringen und ggf. Abhängigkeiten beachten.
Muss ein Arbeitspaket abgeschlossen sein, bevor ein anderes beginnen kann?
Hat man einen
fixen Zieltermin (so wie in unserem Beispiel: 18.30 Uhr gibt es Essen) bietet sich eine
„Rückwertsplanung“ an.
Uhrzeit der
Planerstellung: 16.30 Uhr
(1) 18.30 Uhr Zieltermin: „Essen ist fertig“
(2) 18.25 Uhr bis 18.29 Uhr: Zusammenfügen und Anrichten, Servieren (GoLive)
(3) 18.10 Uhr bis 18.20: Pasta garen
(4) 18.00 Uhr bis 18.10 Uhr: Kochwasser für Pasta
o Salz in den Topf
o Wasser drauf Kochplatte auf volle Pulle (nicht umgekehrt! Bin Chemiker. Schmelzpunkt Erniedrigung und Siedepunkt Erhöhung! Wasser kocht dann plötzlich nicht mehr)
o Fertige Pasta (Tagliatelle) in das kochende Wasser
(5)
Zubereiten Ragu !!!
(6) 17.00 bis 17.15 Tisch decken
Mit der
Aufgabe (5) in der Projektplanung haben wir ein Problem identifiziert, dass es zu lösen gilt.
Da die Zubereitung eines guten Ragu mindestens 3 - 4 Stunden benötigt, ist die Aufgabe in der noch zur Verfügung stehenden Zeit
nicht mehr zu schaffen. Dieses sollten wir in unserem Statusbericht auch unserem Steuerkreis auch so kommunizieren.
Wie man mit der Identifizierung und Reduzierung eines solchen Projektrisikos umgeht, Maßnahmen ableitet und das Management einbindet, werde ich in einem der nächsten Blog-Beiträge beschreiben.
Aber zurück zu unserem Projekt-Problem.
Welche Lösungsansätze sehen wir hier?
a) Salsa / Ragu auf schnellerem Wege zubereiten (Verlust an Qualität)
b) Zieltermin 18.30 Uhr verschieben
c) Alternativen?
Nun, da wir als Projektleiter immer die Zielerreichung im Auge haben, beharren wir nicht auf einer einzigen Projektmethode, sondern haben einen hybriden Projektansatz gewählt.
Nach Abstimmung mit der Projektgruppe und dem
Product Owner „Ragu“ können wir Entwarnung geben.
In seiner Eigenschaft als Product Owner hat dieser bereits einen Tag vorher mit der Produktion des Ragu begonnen, ohne dass hierfür eine Anforderung, oder Planung vorlag.
Dem Product Owner war aufgrund seiner Managementkompetenzen und Erfahrungen klar, dass dieses Teilaufgabe in den nächsten Tagen benötigt wird.
Ragu steht bereits fertig im Kühlschrank und kann in den
GoLive Prozess eingeplant werden.
Langsam aufwärmen, durchkochen, abschmecken, Arbeitspaket „Ragu“ fertig.
Daher können wir in Summe an unserer ursprünglichen Planung festhalten und um 18.30 unser Projekt abschließen.
Ich hoffe ich konnte Ihnen anhand von diesem kleinen Beispiel aus dem Alltag die Projektplanung etwas näherbringen.
Das, was wir bei alltäglichen Aufgaben intuitiv erledigen, machen wir bei der Planung von Projekten auch.
Nur das wir hier die Aufgaben dokumentieren, mit Anfangs- und Endterminen versehen und die Projekte etwas länger dauern und komplexer sind.
Zusammenfassend noch einmal die wichtigsten Punkte bei der Erstellung einer Projektplanung:
• Welche Arbeitspakete / Aufgaben gibt es? (Liste erstellen)
• Wieviel Zeit wird für die Bewältigung der einzelnen Arbeitspakete benötigt? (netto Arbeitszeit)
• Was ist die Gesamtdauer eines Arbeitspaket? (Bitte berücksichtigen – eine Aufgabe mit einer netto Arbeitsdauer von 1h kann sich über mehrere Tage erstrecken, weil z. b: in der Zwischenzeit andere Aufgaben noch erledigt werden müssen)
• Gibt es Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen, die bei der zeitlichen Abfolge beachtet werden müssen? (Erst Wasser kochen lassen, dann Pasta rein)
• Wer hat die Verantwortung für jedes Arbeitspaket?
Wie erstellen wir nun den
Projektplan und welche Informationen sollte der Projektplan enthalten?
Meiner Meinung nach spielt es keine Rolle, welches Tool man für eine Dokumentation und Visualisierung von Projektplänen nutzt.
Vor- und Nachteile haben alle Varianten. Nur gleichbleibend sind die Informationen, die in einem Projektplan enthalten sein sollten und uns das Leben als Projektleiter und somit Dem der das Ganze steuern soll zu vereinfachen.
Folgende Informationen sollte ein Projektplan (in Spalten anordnen) enthalten:
• Arbeitspaket (Titel des Arbeitspakets)
• Startdatum
• Enddatum
• Dauer (Gesamtlaufzeit des Arbeitspakets)
• Arbeitsaufwand des Pakets
• Vorläufer Arbeitspaket (Gibt es ein Arbeitspaket, das abgeschlossen sein muss, bevor dieses Arbeitspaket gestartet werden kann?)
• Verantwortlich (Wer ist für den erfolgreichen Abschluss dieses Arbeitspaket erforderlich?)
• Team (Welche weiteren Mitarbeiter werden zur Durchführung des Arbeitspakets benötigt?)
• Erfüllungsgrad (Zu wieviel Prozent ist dieses Arbeitspaket abgeschlossen?)
• Phase des Arbeitspakets (noch nicht gestartet; in Arbeit; abgeschlossen)
• Anmerkungen (zum Arbeitspaket)
• PSP-Element (Ordnungsnummer des Projektstrukturplans, das ist nichts weiter als das, was wir als Gliederung aus der Schule kennen)
Unser Projektplan für das Beispiel-Projekt „Abendessen“ würde dann folgendermaßen aussehen:
Somit ist unsere Projektplanung erstellt.
Jetzt kann es an die Steuerung des Projekts gehen. Der Projektplan ist hierbei nur ein Hilfsmittel, um den Überblick zu behalten.
Ob man nun lieber mit der tabellarischen Übersicht, oder mit der graphischen Aufbereitung (Balken- oder auch Gantt-Diagramm) arbeitet, muss jeder Projektleiter und Projektmitarbeiter für sich selbst entscheiden.
In den ersten drei Kapiteln haben wir uns mit vorbereitenden Aufgaben des Projektleiters beschäftigt, damit ein Projekt gestartet werden kann.
In unserem nächsten Beitrag werden wir die vorbereitenden Maßnahmen mit einem Blick auf das Projektcontrolling und dem Projektrisikomanagement abschließen.